Politique de confidentialité

Le Groupe Aquatique Mille-Îles Nord (ci-après le « GAMIN ») est un organisme sans but lucratif ayant pour mission de promouvoir, gouverner et améliorer la natation dans le territoire de la MRC Thérèse-de-Blainville par l’entraînement d’une équipe de compétition. Pour atteindre nos objectifs, nous devons entre autres travailler en étroite collaboration avec la Fédération de natation du Québec (ci-après la « FNQ »).

Dans le cadre de la prestation de nos activités, nous devons traiter des renseignements personnels. Afin de maintenir votre confiance, nous nous engageons à suivre la politique de confidentialité suivante (ci-après la « Politique ») pour protéger la confidentialité, la sécurité et l’exactitude des renseignements personnels que nous recueillons, détenons, utilisons ou communiquons conformément à la législation applicable.

Cette Politique tient compte des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, R.L.R.Q., ch. P-39.1 (ci-après la « Loi ») et de toute autre loi applicable.

1. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Un renseignement personnel se définit comme tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Les renseignements de nature professionnelle, tels que le titre, l’adresse postale, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone d’affaires ne sont pas inclus dans la notion de renseignement personnel.

2. CONSENTEMENT

Toute collecte de renseignements personnels s’effectue sous diverses formes, notamment par téléphone, lorsque vous nous transmettez un courriel ou lorsque vous créez un compte ou effectuez une transaction sur une plateforme numérique que nous utilisons ou sur notre site Internet ou lorsque vous fréquentez ce dernier.

Nous nous assurons de requérir votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels avant ou au moment d’effectuer la collecte, sauf dans le cas où des exceptions peuvent trouver application suivant la Loi. Ainsi, un renseignement personnel ne peut être utilisé par le GAMIN qu’aux fins pour lesquelles il a été recueilli, à moins de votre consentement ou que l’utilisation soit autrement permise par la Loi.

Nous pourrons valablement considérer qu’un consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels recueillis pour une ou des fins spécifiques a été fourni de façon manifeste, libre et éclairée lorsque :

  • Vous avez consenti verbalement ou par écrit à la collecte et à l’utilisation des renseignements personnels;
  • Vous avez fourni volontairement les renseignements personnels.

Toute personne ayant besoin d’assistance au moment de fournir un consentement afin d’en comprendre la portée peut communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels identifiée dans la présente Politique.

Nous ne sollicitons ni ne recueillons sciemment aucun renseignement personnel directement auprès d’une personne âgée de moins de quatorze (14) ans.

Vous pouvez suspendre ou retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels vous concernant. Toutefois, et selon les circonstances, le fait de retirer votre consentement pourrait nous empêcher de continuer à vous fournir les produits ou les services que vous avez demandés ou d’évaluer adéquatement vos demandes et les traiter.

3. QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLONS-NOUS ET POURQUOI?

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels par l’entremise de l’un ou l’autre de nos fournisseurs ou partenaires, donc d’un tiers, comme l’autorise la Loi.

Nous recueillons principalement les renseignements personnels ci-dessous, et ce, dans les circonstances suivantes :

1. Lors de votre inscription comme participant à des activités liées à la natation (affiliation comme membre individuel auprès du GAMIN) sur la plateforme clubs.studio : nom, prénom, date de naissance, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, école fréquentée, ainsi que certaines informations de nature médicale. Une fois avoir recueilli ces informations, le GAMIN procédera à la création de votre compte sur la plateforme SportLomo, qui est gérée par Natation Canada.

Afin de compléter la création de votre compte sur la plateforme SportLomo, vous devez y ajouter de nouveaux renseignements personnels vous concernant, notamment la langue de communication et votre état de citoyenneté. De façon entièrement volontaire, vous pouvez également indiquer votre identité de genre et votre appartenance ethnique. Dans le cas des membres nageurs uniquement, la présence d’un handicap et la nature de celui-ci peuvent également être fournis sur une base volontaire, le cas échéant. Les informations suivantes sont aussi collectées concernant votre personne contact en cas d’urgence : son nom, prénom, numéro de téléphone et le lien qui vous unit.

Pendant toute la durée de votre affiliation auprès du GAMIN, il est possible que d’autres renseignements personnels vous concernant soient collectés, requis ou ajoutés à votre compte accessible sur la plateforme SportLomo lorsque vous participez à des compétitions, tels que les résultats de ces compétitions le cas échéant.

2. Lors de vos communications avec nous: nom, prénom, adresse courriel et numéro de téléphone.

3. Lorsque vous faites un paiement ou achat via notre boutique en sur la plateforme clubs.studio: Nous n’avons n’a pas accès à vos renseignements bancaires ou de crédit. Ces renseignements ne nous sont pas accessibles ni à la consultation, ni à la conservation et ils sont régis par l’ensemble des conditions et politiques édictées par notre partenaire clubs.studio.

4. Lorsque vous soumettez votre candidature à une offre d’emploi: nom, prénom, adresse courriel, adresse civique, numéro de téléphone, expériences professionnelles, et profil d’emploi et tout autre renseignement pertinent à la nature du poste affiché par le GAMIN y compris, le cas échéant, les renseignements obtenus dans le cadre de la vérification de vos antécédents judiciaires effectuée, le tout en conformité avec toute politique du GAMIN applicable en telle matière. Une fois l’embauche confirmée, des informations supplémentaires seront également collectés.

5. Lorsque vous soumettez votre candidature à titre de bénévole ou d’administrateur sur le conseil d’administration du GAMIN: nom, prénom, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone et expériences de bénévolat, et tout autre renseignement pertinent à la nature de la prestation de bénévolat concernée y compris, le cas échéant, les renseignements obtenus dans le cadre de la vérification de vos antécédents judiciaires effectuée, le tout en conformité avec toute politique du GAMIN applicable en telle matière.

4. DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous utilisons, communiquons et conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ces renseignements personnels ont été recueillis et dans la mesure permise ou exigée par la législation applicable.

Dès le moment où vous retirez votre consentement ou dès que les fins pour lesquelles vos renseignements personnels ont été collectés sont accomplies, le GAMIN pourrait tout de même conserver vos renseignements personnels, sans les utiliser, selon un calendrier de conservation qu’il peut établir de temps à autre, dans le respect des lois et de ses besoins.

5. LES MESURES DE SÉCURITÉ

Tous les renseignements personnels que nous recueillons sont sauvegardés dans des emplacements sécurisés ainsi que sur des serveurs contrôlés situés, dans la mesure du possible au Québec et dans le reste du Canada. Toutefois, nos fournisseurs de services peuvent conserver les renseignements personnels sur des serveurs situés à l’extérieur du Canada et être assujettis à la loi en vigueur dans ce pays. Dans de telles circonstances, nous prenons les moyens raisonnables pour nous assurer que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate en conformité avec la présente Politique.

Nous limitons l’accès aux renseignements personnels aux membres autorisés de notre personnel et à nos bénévoles dont les fonctions rendent nécessaire un tel accès. Ces personnes sont adéquatement formées pour assurer la protection des renseignements personnels et le respect à la vie privée.

Nous veillons à la destruction des renseignements personnels lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires et que les fins pour lesquelles ils sont recueillis sont accomplies.

6. QUELS SONT LES TIERS QUI PEUVENT AVOIR ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Outre les employés et les bénévoles du GAMIN dont les fonctions rendent nécessaire l’accès aux renseignements personnels recueillis, les personnes suivantes auront ou pourraient avoir accès à vos renseignements personnels :

  1. La FNQ : le prénom, le nom, la date de naissance, l’adresse postale, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de chacun des membres lui sont communiqués dans le cadre de votre affiliation et de la création de votre compte sur la plateforme SportLomo;
  2. Natation Canada : le prénom, le nom, la date de naissance, l’adresse postale, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de chacun des membres lui sont communiqués dans le cadre de la création de votre compte sur la plateforme SportLomo;
  3. SwimRankings : le prénom, le nom, la date de naissance et/ou l’âge et le sexe des membres participants à une compétition de natation. La plateforme SwimRankings permet de diffuser en temps réel les résultats des compétitions de natation, notamment à travers son application mobile SplashMe.
  4. Clubs de natation hôtes responsables de l’organisation des compétitions de natation : le prénom, le nom, la date de naissance et/ou l’âge et le sexe des membres participants à une compétition de natation. Cette communication est nécessaire pour permettre l’inscription à la compétition et la gestion logistique de celle-ci.
  5. Les personnes autorisées des villes partenaires (Blainville, Lorraine, Mirabel, Rosemère, Ste-Thérèse : le prénom, le nom, la date de naissance, l’adresse postale et le numéro de téléphone, à des fins de calcul pour l’utilisation des services par leurs citoyens, à des fins statistiques et/ou pour l’émission de cartes d’accès au plateau.
  6. Certains fournisseurs de services peuvent avoir accès à vos renseignements personnels afin de fournir le service requis, mais il leur est strictement interdit d’utiliser ces renseignements à d’autres fins. Le GAMIN s’assure de signer une entente de service avec chacun de ses fournisseurs afin de s’assurer de la protection des renseignements personnels qui leur seraient transmis;
  7. L’un ou l’autre des assureurs du GAMIN, pour des fins de couverture d’assurance;
  8. Toute personne ayant le pouvoir de contraindre à leur communication et qui les requiert dans l’exercice de ses fonctions, tel qu’autorisé par une loi applicable ainsi que toute personne à qui il est nécessaire ou permis de les communiquer en vertu d’une loi applicable.

Le GAMIN pourrait également utiliser et communiquer vos renseignements personnels lorsqu’il pense que cette utilisation ou cette communication est autorisée, nécessaire ou appropriée dans l’un ou l’autre des cas suivants:

  1. Pour se conformer à une procédure judiciaire;
  2. Pour répondre à des demandes des autorités publiques et gouvernementales;
  3. Pour faire respecter ses ententes contractuelles;
  4. Pour protéger ses droits, sa sécurité ou ses biens, de vous-même ou d’autres personnes;
  5. Pour lui permettre d’exercer les recours disponibles ou limiter les dommages qu’il pourrait subir.

Nous ne communiquons jamais vos renseignements personnels à des tiers, à l’exception des personnes mentionnées ci-dessus, à moins d’avoir obtenu votre consentement.

Nous ne vendons pas notre liste de membres à aucun organisme ou compagnie ni ne l’échangeons avec quiconque.

7. LIENS VERS LES SITES EXTERNES

Le site Internet exploité par le GAMIN peut contenir des liens vers des sites externes (de tiers, de fournisseurs ou de partenaires, notamment celui permettant l’utilisation de la plateforme exploitée par Natation Canada aux fins de l’affiliation comme membre) qui ne sont pas couverts par cette Politique. Les renseignements que vous fournissez dans ces sites sont soumis à la politique de confidentialité du site externe, s’il en existe une.

Nous ne sommes pas responsables des politiques de confidentialité adoptées par des tiers ou tout autre partenaire étant donné que chacun doit respecter la législation en vigueur dans son pays de résidence. Nous vous suggérons donc d’étudier les politiques de confidentialité affichées sur chacun de ces sites afin de savoir comment les renseignements personnels peuvent y être recueillis, détenus, utilisés ou communiqués.

8. LES « TÉMOINS » («COOKIES ») SUR LE SITE INTERNET

Vous pouvez visiter le site Internet de manière anonyme en tout temps, et ce, sans nous révéler de renseignements personnels. Le présent site Internet ne collecte aucuns témoins de navigation (cookies) ni renseignements sur les utilisateurs.

9. L’ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous permettons à toute personne concernée par les renseignements personnels recueillis et détenus par nous de rectifier tout renseignement personnel la concernant qui serait inexact ou incomplet. Pour toute demande, veuillez communiquer par écrit avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels ci-dessous identifiée. Nous répondrons à toute demande d’accès ou de rectification dans les trente (30) jours de la date de réception de la demande. Si la demande est refusée, les motifs du refus seront communiqués à la personne qui a fait une telle demande.

10. PLAINTE

Dans un objectif de maintenir et d’améliorer la qualité de nos services, nous offrons la possibilité à toute personne d’exprimer son insatisfaction à l’égard de la protection des renseignements personnels que nous recueillons, détenons, utilisons ou communiquons. Ainsi, la personne qui désire formuler une plainte doit communiquer par écrit avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels ci-dessous identifiée. La plainte devra indiquer les éléments suivants relatifs au plaignant :

  • Nom et prénom;
  • Numéro de téléphone;
  • Adresse postale ou adresse courriel;
  • Motif(s) de la plainte.

Toute plainte sera traitée de façon confidentielle. Le GAMIN accusera réception de la plainte dans les cinq (5) jours ouvrables de la date de sa réception et répondra à toute plainte dans les trente (30) jours de la date de sa réception.

11. COORDONNÉES DE LA PERSONNE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Amélie Robitaille
Coordonnatrice exécutive
190, rue Marie-Chapleau, Blainville (Québec) J7C 0E7
info@gaminnatation.org

12. MISE EN VIGUEUR ET MODIFICATION DE LA POLITIQUE

La présente Politique entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil d’administration du GAMIN et elle a effet dès cette adoption. La présente Politique pourra être modifiée par le GAMIN en tout temps. Les modifications à la présente Politique entreront en vigueur dès leur publication sur notre site Internet.

Dernière mise à jour : 1 septembre 2025